Entre le volume croissant de documents à traiter, les contraintes réglementaires relatives à la dématérialisation et les besoins liés à la productivité, la gestion des flux documentaires représente un enjeu majeur pour les entreprises et nécessite un outil adapté. Adopter une solution éditique est ainsi devenu incontournable pour beaucoup d’établissements.

La chaîne éditique pour optimiser la gestion des flux documentaires

L’éditique concerne toutes les étapes de traitement de documents, de la réception à la diffusion, en passant par l’indexation, la mise en conformité, la mise en forme et le tri. Les documents bénéficient d’une gestion centralisée, malgré leur diversité.

Ainsi, les factures, bons de commande, contrats et divers documents administratifs sont tous traités efficacement, peu importe leur destinataire (clients, fournisseurs, administrations…).

Un logiciel GED permet de créer, de traiter et de diffuser des documents personnalisés plus rapidement. En même temps, cette solution numérique facilite le suivi et l’archivage des fichiers traités. Il s’agit donc d’un outil précieux pour accroître la productivité de l’entreprise, tout en réduisant les coûts liés à la production et la diffusion des informations en interne aussi bien qu’en externe.

Pour être pleinement efficace, la solution GED doit englober les différents métiers de l’entreprise : le service informatique, mais aussi le département commercial et marketing, la gestion administrative et financière…

De ce fait, les utilisateurs doivent être sensibilisés afin d’optimiser l’usage du logiciel et atteindre une réelle performance dans la gestion des flux documentaires.

Comment bien choisir sa solution éditique ?

Au minimum, la solution choisie doit comporter les fonctionnalités de base d’un logiciel de gestion documentaire, notamment la dématérialisation et le publipostage. Il est également important qu’elle puisse réaliser les différentes étapes de la chaîne éditique.

Sachant qu’aujourd’hui la dématérialisation des factures adressées aux administrations est devenue obligatoire, le logiciel doit être en mesure de produire des documents de qualité, qui répondent aux exigences réglementaires.

Par ailleurs, la solution retenue doit permettre une diffusion multicanal. En effet, les documents destinés aux administrations et aux clients ont besoin d’être traités chacun de leur côté.

En tout cas, la meilleure solution est celle qui répond au mieux aux besoins de l’entreprise. Ainsi, il est nécessaire d’étudier en amont les objectifs de celle-ci, afin de trouver l’outil le plus adapté. Il sera ensuite plus facile de déterminer les ressources matérielles et humaines nécessaires à la mise en place de la chaîne éditique.